Anfragen

Drag-and-Drop-Formulare auf deiner Webseite, deine eigene REST-API-Anbindung aus dem CMS oder einer beliebigen Webseite, manuelle Erfassung im Backoffice nach einem Telefonat: alle Anfragen landen strukturiert im zentralen Posteingang.

Das Add-On go~mus + forms liefert den Drag-and-Drop-Editor und das Public Widget für den niedrigschwelligen Einstieg. Wer eigene Formulare in seinem CMS pflegen oder Anfragen aus einem bestehenden System einliefern möchte, nutzt die Requests-API. Die Backoffice-Verarbeitung läuft in jeder Instanz.

Allgemeine Anfragen sind das Universal-Kontaktformular: Felder für Anliegen, Rückrufwunsch, Zugang zu Barriere-Infos. Sie landen bei der Kommunikations-Person und werden im Backoffice weiterverteilt.

Buchungsanfragen erfassen Wunschtermine, Gruppengröße, Programm-Wünsche und Begleitumstände. Für Großgruppen oder kuratierte Angebote, die nicht per Self-Service buchbar sind, sind sie der zentrale Eingangskanal. Im Backoffice helfen Gruppensplitting und Programmplaner, die Anfrage in eine oder mehrere verbindliche Bestellungen zu überführen.

Akkreditierungsanfragen beantragen den Zugang zu einer bestimmten Kund:innen-Kategorie, etwa als Lehrkraft, Studierende, Presse oder Forscher:in. Die Genehmigung erfolgt im Backoffice, danach gelten für die akkreditierte Person die Preise und Privilegien dieser Kategorie. Weitere Sub-Typen sind in Vorbereitung.

Jede Anfrage durchläuft Eingang, Kategorisierung, Zuweisung, Beantwortung und Archivierung. Status-Übergänge sind nachvollziehbar dokumentiert, jede:r im Team sieht, wer woran arbeitet. Kommentar-Ebenen erlauben interne Notizen und Kund:innen-Antworten getrennt, ohne dass eine Sicht in die andere durchblutet.

Reminder an unbeantwortete Anfragen lassen sich manuell oder automatisiert versenden, sodass nichts liegen bleibt.

Aus einer Buchungsanfrage entsteht im Backoffice ein vorbereitetes Programm mit Zeit, Räumen, Preisen und Guides. Per Token-Link geht das Programm an die anfragende Person, sie nimmt an oder bittet um Anpassung. Bei Annahme konvertiert das Programm direkt in eine oder mehrere verbindliche Bestellungen, ohne dass dein Team die Daten erneut eintippt. Bei Anpassungswunsch läuft der Workflow zurück, ohne Datenverlust.

Konversionsrate Anfrage zu Bestellung pro Sub-Typ und Monat, durchschnittliche Bearbeitungszeit, Backlog nach Mitarbeitenden: typische KPIs lassen sich aus dem Anfragen-Bestand ableiten. Geschlossene Anfragen liegen im Archiv mit Such- und Filterfunktionen, sodass dein Team auch Wochen später nachvollziehen kann, was wann besprochen wurde.