Einladungsmanagement

Einzelne Gäste trägst du manuell ein, größere Verteiler kommen als CSV-Import oder direkt aus einer Kontaktliste deiner CRM-Verwaltung. Schul-Kontakte für die Schuljahres-Eröffnung, Pressekontakte für die Vernissage, Kuratoren-Verteiler für die Sonderöffnung: eine Quelle, ein Versand, eine Auswertung.

Jede eingeladene Person erhält ein E-Mail mit Anrede, Name und einem eindeutigen Token-Link zum Bestätigungsformular. Die Acceptable-Frist (zum Beispiel vierzehn Tage vor dem Event) ist pro Einladungs-Liste konfigurierbar. Versand passiert einzeln oder als Stapel an alle bisher nicht versendeten Einladungen.

Eingeladene öffnen den Token-Link und wählen Zusage, Absage oder Selbst-Registrierung. Plus-Eins-Regelung ist auf Listen-Ebene konfiguriert: die Vernissagen-Liste erlaubt jedem Gast eine Begleitung, die Presse-Liste nur Einzelpersonen. Bei Zusage mit Begleitung wird der zweite Platz automatisch reserviert. Bei Selbst-Registrierung füllen Gäste fehlende Kontaktdaten direkt aus, ohne dass das Backoffice nacharbeiten muss.

Kurz vor der RSVP-Frist schickt dein Team mit einem Klick im Backoffice einen Reminder an alle, die noch nicht zugesagt haben. Wer schon zugesagt oder abgesagt hat, bleibt automatisch außen vor, kein doppelter Versand.

Im Dashboard siehst du jederzeit Zugesagt, Abgesagt und Keine Antwort, mit Filter und Export für die Catering-Planung oder die Sicherheits-Briefing. Am Eintrittstag werden die eingeladenen Gäste Token-basiert oder per Barcode validiert. Mit dem Add-On go~mus + entry läuft das über Drehkreuze und Scanner, ohne Hardware-Add-On über die Backoffice-Liste am Empfang.